Mensen die mij al langer kennen, weten het inmiddels. Ik heb wel iets met presenteren. Al zolang ik het me kan herinneren. In mijn lossy geheugen staan in elk geval presentaties gegrift die tenminste dateren van twee decennia, drie werkgevers en zo’n tweehonderd klanten geleden. En ook toen al vond ik het leuk om te presenteren.
Zo nu en dan vragen mensen mij: “Hoe doe je dat nou? Hoe geef je een goeie presentatie?” Dan haal ik mijn schouders op. Ik moet het antwoord schuldig blijven. “Er is geen vaste formule voor,” geef ik dan enigszins gegeneerd toe. “Jij kunt dat makkelijk zeggen,” krijg ik dan toegeworpen. “Bij jou zit het in het bloed.”
Misschien wel, maar voor diegenen onder u die denken dat ze er nooit iets van zullen bakken is er hoop. Presenteren is te leren. En het is nodig ook. Een goede presentatie geven is belangrijk in ons vak. Niet alleen kun je zo laten zien dat je verstand hebt van je vak, je kunt ook je concurrenten aftroeven door net even overtuigender en professioneler je verhaal neer te zetten dan zij.
Zo herinner ik me een belangrijker presentatie met demo bij een grote bank in Amsterdam. De presentatie was tip-top, maar tijdens de demo crashte de applicatie bij iedere keer dat ik compileerde. Weg demo. Naar later bleek had het geheugen van mijn laptop het begeven – ik heb ook iets met falend geheugen. We vreesden het ergste, maar na een weekje zweten op kantoor koos de bank toch voor ons; vanwege de goede presentatie.
Presenteren kun je leren
Presenteren kun je echt leren. Er zijn goede trainingen en er is literatuur voorhande. Meest recent doet Microsoft Press een duit in het zakje. Voor me ligt het boek Beyond Bullet Points van auteur Cliff Atkinson. Omdat het een boek van Microsoft Press betreft, verwacht je dat het boek vooral gaat over PowerPoint. En dat doet het ook. De subtitel is niet voor niets Using Microsoft Officer PowerPoint 2007 to create presentations that inform, motivate and insire. Een mondvol. En een beetje flauw wellicht?
Maar vergis je niet. Het boek is geen handleiding in PowerPoint – alhoewel dat ook geen gek idee is. Beyond Bullet Points beschrijft een aanpak (die BBP heet) hoe tot een pakkende presentatie te komen. Dat deze aanpak effectief is blijkt wel uit de enorme verkoopcijfers van het boek – zie de hoge ranking bij Amazon.
Story templates en storyboards
Verwacht echter geen hoogdravende theorie. In Beyond Bullet Points presenteert de auteur een eenvoudige story template in drie acts, waarmee de presentatie wordt ingevuld. Deze techniek volgt heel erg de gouden regel die ik ooit leerde en die geldt voor vrijwel alle presentaties, blog posts, columns, artikelen en boeken. Vertel wat je hebt te vertellen; vertel het; vertel wat je hebt verteld. Bij Atkinson ben ik alleen dan al op pagina 70 van het boek aanbeland. Nadat deze template is uitgeschreven en omgezet naar slides, wordt een storyboard gemaakt, met een schets per slide. Atkinson spiegelt zijn aanpak graag aan het maken van films.
Een pragmatische techniek in BBP is dat wanneer de template is uitgezet in slides, je deze simpelweg kunt printen, en de storyboard op papier kunt uittekenen. En tenslotte werk je de slides uit. Maak het verhaaltje zelf af en kleur de plaatjes.
De eenvoudige, pragmatische aanpak die het boek biedt, wordt door de de auteur uitgesmeerd over ruim driehonderd pagina’s, met een ruime mate aan detail en talrijke grote en kleine tips. Heel waardevol, maar vooral ook heel erg veel. Misschien was een samenvatting van 40 pagina’s efficienter geweest. Of nog beter, een presentatie in PowerPoint.