What could the Dutch football learn from agile?

Posted on June 24, 2012 by shoogend

After a series of very disappointing games the Dutch national football team was eliminated during the preliminary rounds of the European Championships. Comments weren’t mild. The most heard comments largely focused on the lack of team spirit and mental fitness. Not uncommon to Dutch national football teams.

Earlier this week an interesting broadcast of the Dutch sports program Studio Sport included a discussion between some football players and the successful Dutch field hockey coach Mark Lammers. The latter stated that teams perform much better if the players share responsibilities. The Dutch football players at the table responded to this statement that this might work well in a modern game such as field hockey, as one the players said that he even saw it working in his daughters field hockey team, but that football is by nature a very conservative game, with lots of high profile media attention and that in this game the players should just execute the coaches orders.

I couldn’t help but watching this from an agile view. Clearly Mark Lammers would do well managing an agile software development project. Even though responsible for the team as a whole, he insist on giving the players the liberty to collaborate. Pretty similar to how agile project managers guide their project teams. Funny enough the Dutch football players ridiculed his ideas, and repeated that the players should just follow orders. That the game would become total chaos otherwise. Having seen the Dutch team playing, chaos was a actually a word that came to mind. And following up the coaches orders wasn’t part of it.

It’s actually the very same mockery agile has received from traditional managers over the years. Yes this agile stuff might work in small projects (such as the one football players daughters hockey game) or in fancy mobile projects (field hockey is a modern game), it doesn’t work in large, complex, high profile projects. Software development is a highly conservative game. It should not be bothered by this letting-the-players-share-the-responsibilities-in-the-team mumbo jumbo. Football players just execute their individual tasks. Just as analysts, developers and testers do in important software development projects.

Lammers had a good argument. Wouldn’t they agree that if players had influence and saying in what would be the best task, or how to execute it in the best way, they would simply run harder and even collaborate better as a team? The football players looked at him like they saw water burning. Lammers just couldn’t get through to them. Similar to the many discussions I’ve had about agile with traditional managers. It is the team that does the job. Not the individual players.

Doesn’t it just amaze you who unhappy highly appreciated players like Robin van Persie, Klaas Jan Huntelaar, or Wesley Sneijder with their respective tasks, and hence didn’t make it as a team? Wouldn’t that be similar to having Erich Gamma, James Gosling, Scott Guthrie and Anders Hejlsberg as the team of programmers in a project, and than have the project managers handing them out individual tasks, and denying them any influence in the project?

Much to my demise, one of my current projects is actually a waterfall project. Although I am one of the most seasoned guys (resources to the project manager) on the team, and have the role of software architect, the project manager insists on defining individual tasks that I should perform. There’s a whole list. I even book hours on individual posts per task. The horror.

So even though I’m in the role of overlooking the technology in the project, I’m actually constructing individual parts of the framework and the application. Solo. Now to me that is not a very motivating situation. Collaboration isn’t stimulated. So there’s little between the members in the team. In my opinion the project is running in a highly sub-optimal mode, where everybody delivers individual tasks, and then throwing the result over the wall to the next person. The project could be executed much more efficiently if we could operate as a team. With shared responsibilities. Not as a disjoint set of qualified individuals.

Back to the Dutch national football team during these European Championships. Wouldn’t you agree that this is actually a very good description of the whole thing? A bunch of highly qualified individuals all executing individual tasks that didn’t like to do? Wesley Sneijder clearly didn’t like his role as a left winger. And neither did Arjen Robben like his role. Hence they executed them without flair, without efficiency, and most of all without operating as a team. They were executing individual tasks, and throwing the result over the wall to the next person.

And still, at the end of the television debate, the field hockey coach was unable to convince the conservative football players. They clearly totally missed what he was talking about. Even when the question was posed whether the players are subordinate to the coaches tactics and plan, of whether it might be better to form a team that best fits the players qualities, they chose to stick to the plan. To put it in the words of the agile manifesto: they valued following a plan over individuals and interactions.

If only the next Dutch football team would learn from agile. And if only traditional project managers would learn from their kids field hockey teams, the Dutch team might be the next world champion. And our projects might actually succeed.

Het institutionaliseren van agile

Posted on December 14, 2011 by shoogend

Er is een anti-patroon op het gebied van agile dat me nauw aan het hart gaat. En dat is de institutionalisering van agile.

In de afgelopen vijftien jaar heb ik met veel plezier en inzet organisaties en projecten gecoacht op weg om agile worden. In die vijftien jaar heb ik ongelooflijk veel geleerd, over software ontwikkeling, over programmeren, over processen, over het doen van projecten maar misschien vooral over de mensen in die projecten, en hoe deze mensen samenwerken. En het moet gezegd worden, ieder mens is uniek, iedere samenwerking is uniek, en vooral daardoor, los van alle technieken en technologie, is ieder project anders.

Handboeken agile

Nu zijn we op een punt in de tijd beland dat agile populairder is dan ooit, en waarschijnlijk zelfs populairder is dan het ooit in de toekomst nog gaat worden. We zijn op het punt dat alle grote organisaties hun software ontwikkeling gaan veragiliseren. Dit is het punt in de tijd waarop meer en meer projecten agile worden uitgevoerd. En dit is daarom ook het punt in de tijd dat grote organisaties gaan vastleggen hoe agile projecten dienen te worden uitgevoerd.

Handboek agile in zes delen

Er zullen steeds dikkere en gedetailleerde handboeken verschijnen met voorschriften over hoe lang een stand-up meeting mag zijn, welke vragen daarin moeten worden behandeld, hoe groot een team mag zijn, met welke ontwikkelomgevingen de ontwikkelaars moeten werken, welke testtechnieken mogen worden gebruikt, templates voor het vastleggen van user stories, smart use cases, evaluaties, en wellicht zullen er organisaties zijn die zo ver gaan dat ze gaan voorschrijven dat user stories op langwerpige gele post-its op het taskboard dienen te hangen en individuele taken op vierkante groene.

De geest terug in de fles

Als ik één tip mag geven? Zodra deze verschijnselen zich voordoen in een organisaties is agile ten dode opgeschreven. Agile projecten varen wel bij de juiste hoeveelheid vrijheidsgraden, mensen en samenwerking varen wel bij de juiste hoeveelheid vrijheid. Software ontwikkeling is een creatief proces, en agile werkwijzen zijn geëent op het zichzelf voortdurend verbeteren. Zodra organisaties agile gaan institutionaliseren, wordt de creativiteit langzaam maar heel zeker uit de projecten getrokken. Het zelflerend vermogen van agile projecten aan banden gelegd. De geest is weer terug in de fles, en de stop kan erop.

A recipe for enterprise agile. Mixing Scrum and Smart

Posted on October 24, 2010 by shoogend

To cut to the chase, those of you who have worked on enterprise or service oriented projects before already know this. These types of projects are characterized by a large number of organizational, functional and technically complicating factors. Enterprise software development projects are surrounded by a large number of complicating characteristics and challenges:

Many different stakeholders. Projects have many different parties in the organization that are involved. Often such project realize goals for different departments or divisions in the organization. As an example I once coached a project that served 22 different departments. Quite often these departments or division try to achieve overlapping or even contradicting goals.

IMAG0218[4]

Business processes. In general enterprise projects (re-)implement (parts of) business processes that are key to the organizations success, rather than building a straightforward web application.
Complex software architectures. Most likely, enterprise projects implement business processes in a complex IT landscape or architectures. Think of landscapes that host many different applications all tied together.

IMAGE_634[8]

Many external dependencies. Often, such complex IT landscapes contain components that are outside of the organization. Services that run outside the corporate firewall, with other parties. A well known issue to agile projects is that of availability. We need the new version of the service in this iteration, but the other party runs a waterfall project that will not deliver this year.
Changing requirements. In enterprise projects, requirements change continuously. Either by changing insights during the project, but more often due to changing legislation or regulations.
Many different types of deliverables. Traditionally these projects count many different types of deliverables. Think of service description, user interface, process models, non-functional requirements, workflow, project plans, test plans and many, many others.
Multiple roles. Large organizations count many different roles that are involved in projects. There are business analysts, enterprise architects, information analysts, testers, release managers, SAP developers, web developers, SAP functional consultants,

Thus these project often become a mission impossible, and fail in large numbers. Such projects are difficult to estimate, therefore hard to plan. For developers it’s tough to build the software, often with many new techniques and technologies, and even worse for testers, these projects are sheer Impossible to test well. This is where a structured agile approach should come to the rescue.

Being agile in enterprise projects

Independent of the approach that is applied, or the agile process that is followed, being successful in agile projects follows a number of key principles:

Multi-disciplinary teams. Instead of different roles such as analysts, designers, developer and testers working in consecutive stages in a project, all roles collaborate in implementation individual work items from heads to tales.
Short iterations. Project work in short time boxes, in most cases 2, 3 or 4 weeks. During such an iteration, a number of work items is planned, completed and evaluated – with different terminology in use with different agile processes.
A small standardized unit of work. Projects requires a small unit of work, to be able to deliver a number of them in a single iteration. Large work items such as traditional use cases therefore do not apply well.
Testing from day one. Testing is an important discipline during agile projects. Testers are involved from the very first iteration, when the first work items are realized. Note that testing in most projects goes way beyond the obvious unit testing – which is actually a developer technique.
Continuous measurement. Successful agile projects continuously measure their progress. Since they are always delivering individual work items, measurement in agile projects is easy.
Continuous (process) improvement. At the end of each iteration not only the realized work items are evaluated, but also the project approach itself is evaluated, leading to highly effective project approaches.

Scrum in a nutshell

When organizations first start with agile projects, Scrum is often the process of choice. At this point in time, Scrum is by far the most popular and best known agile approach. Scrum is a straightforward lightweight agile process that offers a collection of highly applicable principles and techniques for short iterative projects and is easy to understand. It also specifies a remarkable terminology with scrums, sprints and user stories.

image[3]

In a nutshell, Scrum is characterized as follows:

Sprints. Projects are divided into iterations, called sprints. In general these are 2 to 4 weeks.
Backlogs. Work items still to be done during a project reside in a so called project backlog. At the start of each sprint items from the backlog are placed in the sprint backlog. These are the worked items to be realized.
Sprint cycle. All iterations follow the same simple process, with an iteration kick-off, actual work and a retrospective workshop for evaluation.
User stories. The main unit of work is usually the user story, although this is not mandatory. This rather informal requirements technique is shared with the agile process extreme programming.
Planning. In general the project and sprint planning is visualized in task boards, which usually is put up on a wall using post-its. Progress is monitored by using burn down charts, a straightforward diagram that on a daily basis displays the number of points still to realize. A trend line in the burn down chart extrapolated from the points identifies the likely project end date. Again this technique is shared with a number of other agile processes, including Smart and extreme programming.
Delivery. Every iteration or sprint results in fully delivered products, software or otherwise.

Scrum has proven to be a successful approach in many (smaller scale) web projects. In larger, more complex, service or cloud oriented and enterprise projects, I think Scrum needs to be augmented to fit the project and its environment. Let me explain.

Beyond lightweight agile

When applying Scrum or other lightweight agile processes such as Crystal Clear or the set of lean principles (applied to software development that is) to more complex projects of all sorts, you might recognize a number of shortcomings:

Business goals. It is often unclear how the work items in such projects (in most cases user stories) link back to business goals, stakeholders and business processes to implement.
Analysis and design. Although many people in the so-called agile community will now think I’m promoting a waterfall approach, in most agile approaches there are hardly any analysis or design activities or deliverables defined.
For instance, it is undefined how the backlog in a Scrum project is assembled. Let me assure you, in more complex projects some analysis and design is required, albeit not in big-upfront-design mode.
Architecture. The same argument goes for software architecture. Most agile approaches lack decent software architectural activities and deliverables. Architecture is often assumed as-is. If you’re implementing business processes that run through a systems landscape of over 40 collaborating systems, you will definitively need to design your architectures, but again this need not be in big-upfront-architecture mode.
Roles. Scrum and extreme programming describe a very limited set of roles that, although looking slick, in most projects does not adhere to the standing organization. There’s often enterprise architects, information analysts, business analysts, middleware developers, application management, testers, release manager. How will a project work with all those roles? There’s a bit more to it than just saying they are allowed to participate in the daily scrum.
Testing. Apart from the obvious (developer) techniques such as unit testing, the role of testing more specifically – which is essential in larger agile projects – is not very well described in lightweight agile approaches.
User stories. Although very flexible, user stories are a highly unstructured unit of work, despite efforts in epics or story maps. Applying such an unstructured unit of work may result in low re-use, non-repeatable estimation, difficult to standardize development, testing and measurement beyond the individual projects. In a multi-project environment user stories will block progress and reuse (of for instance metrics and code).
Delivery cycle. Scrum does not specify the organization of delivery of the products to different environments such as test, acceptance and (pre)production (so called OTAP).

When executing large, more complex, service oriented or enterprise projects, I therefore strongly recommends to overcome these limitations by augmenting Scrum and the likes with additional techniques.

Smart accelerators

In my personal experience in enterprise projects I have had very good experiences with mixing the agile process Scrum with the best practices from another agile processes called Smart to overcome the drawbacks of the aforementioned approach.

Smart originated from the Netherlands in 1998 and was originally designed to implement best practices for DSDM, an iterative approach that was popular in those days. Later Smart grew out to a stand-alone agile approach that particularly combines well with other more basis agile approaches such as Scrum and extreme programming, but also aligns well with PRINCE2.

image[7]

More specifically Smart puts accents on aspects in project that are only marginally highlighted in other agile approaches. As an example Smart adds the following accelerators to projects:

Preliminary iterations. Preliminary iteration types Propose and Scope is where work items are added to the backlog such as a modeling business processes, modeling smart use cases, creating an estimate, creating a cost-benefit analysis, writing a project plan (not that obvious it seems), first-cut software architecture set-up, development environment set-up, project kick-off, team education and first-cut user interface guidelines.
Smart use cases. Next to the more “non-functional” work items mentioned above, Smart introduces the well-known smart use cases requirements technique. Smart use cases not only model the needs of the user, but also identify workflow and reusable back-end services.
This technique allows for identifying re-use, repeatable and reliable estimation, and very good traceability between requirements, architecture and code, great functional testing capabilities. An absolute must in enterprise projects.

ManageSite[2]

Estimates. Estimation of size and complexity of a project is estimated and measured in smart use case points, defined on a scale from 1 to 10. Smart use case points of course come from estimating the size or complexity of smart use cases, and is a highly pragmatic and repeatable technique..
Work item life cycle. Where Scrum’s work item life cycle contains to-do, working and done, in Smart, work items are delivered through a slightly more structured life cycle, that allows for all roles in enterprise projects to be maximally involved in a collaborative manner.
Due to the life cycle, work items need not be broken down in tasks, a cumbersome and highly unstructured elements of Scum. In Smart work items simply move through the stages of the life cycle (in most cases in one or two days), the progress of which can be shown easily on a dashboard.
Designing. During the daily stand-up meeting, it is decided whether or not a design session is required. This time-boxed design session addresses the design or a single smart use case. Most project will organize this design session directly after the daily stand-up. On a typical time scale, if the stand-up runs from 10:00 to 10:15, the design session runs from 10:15-11:00.
During such sessions all roles that need to deliver input to this particular use case participate. Of course also the developer and tester are present, so all roles create a homogeneous view of the smart use case at hand.

IMG_0247[4]

Smart testing. Working with user stories will normally not result in a very efficient test approach, as user stories do not add structure to the project. Smart describes a standardized approach on functional testing in agile projects of course based on smart use cases.
Stabilizing iteration. Usually the last iteration of a Smart project or the last one to an upcoming release is used to round off remaining work items, build issues, bugs, and remaining features. This iteration is merely used to stabilize the solution. In Smart this iteration type if referred to as Finalize.

Blending Scrum and Smart

Besides defining an obvious project life cycle, these best practices from Smart blend in really well with the more lightweight approach of Scrum and extreme programming. This leads to the following best practices:

Initial backlog. The initial backlog of the project is filled with the work items Smart recommends, rather than assuming a user story filled backlog. When prioritizing work items for the first sprint in a mixed Scrum and Smart project, it is very likely that these are picked.

As a result, after one or two iterations, a project plan for the remainder of the project is produced, containing at least an estimate, based on the smart use cases that are also defined during these iterations (of course without any analysis or design, just the diagrams, the ovals and the actors).
Iteration kick-off. After the initial work-items are cleared from the backlog, the smart use cases become the primary work item type in the project. During sprint kick-off a number of smart use cases is picked to implement in the next sprint.
Dashboard. The traditional Scrum task board is replaced by Smart’s agile dashboard, containing columns for the stages in the work item life cycle – In Iteration, Designing, Working, Testing, Rework, Accepted. If appropriate additional columns can be added, e.g. when testing is split up in Developer Testing and Customer Testing.

IMAGE_041[7]

Points. The progress in the project is not measured in story points, but rather in smart use case points.
Scrum meeting. The focus of the daily scrum meeting shifts a bit as it is also used to answer the question: what still needs to be done on the smart use case(s) we’re currently working on to get them accepted?
Design. Host the design sessions as Smart recommends, preferably right after the daily scrum meeting.
Testing. As the work item life cycle clearly stipulates, functional testing, often done manual is all in a days work. The role of the testers here becomes imminent in the project.
Finalize. Projects have to decide when to apply a Finalize iteration to stabilize the solution and round up loose ends. Depending on the type of project, these iteration can be the very last sprint, but also can be very well aligned with the organizations release calendar.

This approach of mixing best practices, techniques and tools from Scrum, Smart over the past 12 years has proven to be very successful in a variety of projects and project types, including larger Java and .NET projects. service oriented projects, business intelligence projects, and even packaged implementations.

Moreover, when augmented with more technical best practices from extreme programming, such as refactoring, continuous integration, pair programming, and test driven development (smart use cases are a very good unit for unit testing code) projects are aligned to deliver on-time, on-budget, and with just-enough documentation and fitting (reusable) features. As former US president Bush used to say: failure is not an option.

Being Smart in enterprise agile

Posted on October 22, 2010 by shoogend

As agile is becoming more and more mainstream, organization are starting to do enterprise software development project using well-known but fairly basic lightweight agile processes.

In many projects this has lead to surprisingly bad result, baffling the agile Certified Pokémon Trainers who are coaching these projects. The presentation below shows a number of accelerators or technique that projects can apply to tackle the challenges of enterprise agile projects.

Would be happy to hear your comments!

Being Smart at enterprise agile

View more presentations from Sander Hoogendoorn.

De uiterste houdbaarheidsdatum van requirements

Posted on September 14, 2010 by shoogend

Vorige week gaf ik – voor de zoveelste keer – training in het identificeren en modelleren van smart use cases. Dit keer bevond ik me in de hippe ruimtes van Meeting Plaza Utrecht, boven het altijd sfeervolle Hoog Catharijne. Tijdens de goed verzorgde lunch werd het onderwerp al snel bepaald door de uiterste houdbaarheidsdatum. Van levensmiddelen, maar meer nog, van requirements.

Stickeren

In de horeca is het al jaren een goed gebruik, het stickeren van levensmiddelen, zo weet ik van televisieprogramma’s als Keuringsdienst Van Waren.. Een eenvoudige sticker vertelt wanneer het product is opengemaakt, en tot wanneer het houdbaar is. Is deze uiterste houdbaarheidsdatum verstreken, dan wordt het product weggegooid, onbruikbaar voor consumptie.

Maar dan. De uiterste houdbaarheidsdatum van requirements? Het onderwerp kwam ter tafel toen een van de cursisten vertelde op dit moment te werken aan de realisatie van een verzameling requirements uit een RFC die inmiddels twee jaar oud is. Twee jaar oude requirements? De kans is groot dat deze requirements inmiddels al behoorlijk beschimmeld zijn; wet- en regelgeving is gewijzigd, en de wensen van de gebruikers zijn ontegenzeggelijk veranderd. Als tijdens een gemiddeld project de requirements al 20-25% wijzigen, hoe vergaat het dan requirements die ergens op een plank liggen te verstoffen?

Requirements en kaas

Welbeschouwd zijn requirements te vergelijken met kaas. Je hebt jonge requirements, net rijp genoeg om te consumeren, jong belegen requirements die eigenlijk al hadden moeten worden gerealiseerd, en dan oude requirements, die opzichtig beginnen te brokkelen. Tenslotte zijn alle ongebruikte requirements overjarig. Wellicht smaakvol, maar ze vallen al uit elkaar op het moment dat ze worden gehanteerd.

En net als kaas die op een plank ligt te rijpen verdienen requirements dezelfde zorgzame aandacht willen ze na een of twee jaar nog consumeerbaar zijn. Ze moeten worden omgedraaid, geevalueerd en verzorgd. Gebeurt dit niet dan verschimmelen ze en moeten ze eenvoudigweg uit de handel worden genomen, ongeschikt voor comsumptie.

Ik denk dan ook dat het een goed idee is ook requirements te stickeren, net als alle andere bederfelijke waar. Wanneer zijn ze aangemaakt, en belangrijker nog, wanneer dienen de requirements gerealiseerd te zijn.

Maar wanneer zijn onze requirements eigenlijk bedorven? Een kritisch agile luisteraar zal wellicht zeggen dat requirements beginnen met rotten zodra ze zijn opgeschreven. Immers, voortschrijdend inzicht begint direct te werken. Wellicht is het goed een standaardtermijn voor bederf te hanteren, zeg een half jaar. En wellicht zijn requirements waarin de user interface speelt sneller bedorven. Die krijgen dan een sticker van drie of vier maanden. En wanneer requirements over hun uiterste houdbaarheidsdatum heen zijn? Gewoon weggooien!

YAGNI

Het is overigens goed mogelijk de uiterste houdbaarheidsdatum te rekken. Hier komt het bekende YAGNI-principe goed van pas. You aren’t gonna need it. Ofwel voorkom in projecten al het werk dat op dit moment nog niet nodig is. Doorvertaald naar requirements komt dit er op neer dat alhoewel het verstandig is aan het begin van een project vast te stellen welke requirements er moeten worden gerealiseerd, alle details van deze requirements pas echt nodig zijn zodra de realisatie ervan aanvang neemt. En dat is pas veel later.

Dit verklaart ook deels het succes van agile, kort-iteratieve projecten. De details (analyse en ontwerp) van een requirement worden pas bepaald zodra deze tijdens een van de iteraties daadwerkelijk wordt gebouwd. Zo wordt voorkomen dat er vroeg in een project veel werk in requirements wordt gestoken die nooit worden gerealiseerd, zoals in watervalprojecten nog wel eens het geval is. En bovendien, wanneer de details bijvoorbeeld pas na een half jaar worden onderzocht, is het voortschrijdend inzicht van dat half jaar automatisch geborgd. Om in de metafoor te blijven, zo zijn requirements altijd vers.

Benieuwd overigens wat de uiterste houdbaarheidsdatum van deze post zal blijken te zijn.

PowerPoint Architecture

Posted on June 8, 2010 by shoogend

It’s a mildly sunny April morning in 2002 when I park my car outside of a huge government agency office in a small suburban city near Utrecht. I am invited for a brainstorm session with the agency’s enterprise architects. Although I do not consider myself an enterprise architect, and explained that upfront, they were eager to discuss their architecture with me. Ok.

After registering at the reception, I enter the meeting room. Now this might be specific for the Netherlands, but the enterprise architects are sitting at an oval table, all equal in our consensus world. “So what is it you’re doing?” I ask, while looking at the architect who looks more equal than the others. Happy to be addressed the architect, bearded and all, stand up and walks to the whiteboard, picks up a marker and starts telling their story.

Rectangles and arrows

While talking our bearded architect starts drawing the different application and systems in their system landscape. Each represented by a rectangle with a three to five letter acronym on the white board. The big challenge for this government agency, so I understand, is to from a tightly integrated system landscape to a service oriented landscape with an enterprise service bus.

Next my bearded friend starts to discuss the connections between the different systems and the enterprise service bus. Here come the arrows! “So we connect each system to the bus, and we will have upgraded our landscape for the future,” the architect smilingly concludes. I nod my head willingly. “Looks good,” I start complimenting the architect. “But,” I continue, “how are these arrows implemented?” “Well, that’s easy,” says the architect. Without saying a word he picks up the marker again and slowly adds the acronym SOAP to one of the arrows on the white board. “That’s all.”

SOAP

Now, from an enterprise architect’s point of view that might be all, but from a developer perspective drama begins here. I roughly estimate that each of these fancy little SOAP arrows likely represents about 4 to 8 weeks of work – note: it is still 2002. And there are quiet a few of these arrows on the whiteboard; and the view is likely not the complete picture.

Concluding: what might seem insignificant and trivial from an architectural perspective, might be complicated and elaborate from a developer’s and tester’s point of view. Or as Scott Ambler so eloquently puts it: everything works on a PowerPoint slide. And sorry dear architects, it just doesn’t, no matter how brightly colored and great looking your PowerPoint presentation are.

Wouldn’t it be good if enterprise architects actually participate in projects to see in real life what these simple drawn decisions. Actually, it is good. For some years now, in the agile projects I am coaching enterprise architects, business and information analysts take part during the actual iterations. Instead of upfront, untested architectural demands or long review periods afterwards, they actually participate in the design workshops of the project. And you know what? They love it. It’s simply great to actually see directly what comes out of what you so cleverly think of. And even better: you, as an architect are totally rid of these long and cumbersome review period, and you directly get to influence the way the software is built. Please do.

The penultimate goal

Can you do even better? Well, there’s a penultimate goal. In September 2003 I did a talk at a large software development conference in Denmark. During the speaker’s dinner I found myself at a table with some great names in this field – think of Bjarne Stroustrup, Jos Warmer, Kevlin Henney – and even bigger glasses of cool Danish beer. Nerds as we were, by the end of the evening we concluded that this particular conference should have a panel discussion with 42 panel members, and we would name it The Panel at the End of the Universe. Great thinking!

And about an hour and many glasses of beer later, we agreed upon an even bigger contribution to the field of software development. We thought that the penultimate solution to developing software is to be able to generate software directly from the rectangles and arrows in the architect’s PowerPoint presentations. That would sure boost productivity! Then we could actually say that everything does work on our PowerPoint slides.

Death by landscape

Posted on May 25, 2010 by shoogend

Suppose you are in the IT department of a (very) large organization and have been developing systems for your organization for quite some years. Chances are that you will have a landscape of systems great and small that all serve a particular purpose, or that have served a particular purpose. Systems that were built in a variety of languages, such as Visual Basic, Cobol, C, PowerBuilder, Java, or packaged systems including SAP, Oracle, PeopleSoft or more modern variations such as salesforce.com.

Since each of your systems only covers part of your business processes it is likely that they are linked together in all kinds of ways. Either they re-use each others functionality via services, or worse they use each others data or databases. Or maybe they even just exchange files in XML, Excel, CSV. No matter the protocol, life will be harsh on you.

Release calendar

A few weeks ago I had a really interesting conversation with the release manager of such an organization. He was desperately trying to implement a release calendar with regular intervals. That is, he hoped to reach the situation that this organization had four releases per year of the whole landscape. Each release should implement the results from projects and from handling change requests to existing systems. A noble goal.

However, this noble goal did not seem very realistic. Most change requests on his list included changes to a number of systems. Sometimes up to eight different systems need to be changed to implement a single change request.

The big issue here is that these changes to different systems are aligned in chains. Even making the simplest change to a business process requires development, but much more, it requires testing. Lots and lots of it. First of all the changes to the individual systems need to be tested. Next the chain of changes needs to be tested in the integration test. Then if everything works out fine, the whole landscape needs to be placed into acceptance to perform an acceptance test.

Whiteboard

Standing in front of a whiteboard the release manager drew the different stages in his release calendar on a line representing the three month period he had in mind. “At the end we have the acceptance test,” he stated, and took four weeks from the end of his line. “Before that we run the integration test,” he continued, and took off another three weeks. “And of course the individual systems are also tested, that takes about two weeks after the developers finish writing the software.” And then he finalized his calendar with the statement that business and information analysis also require about two week. “So, there you have it,” he proudly pointed to the timeline.

I stared at the timeline for a while, a bit in doubt whether this was serious, or if he was pulling my leg. All in all, the release calendar in front of me on the whiteboard only has two weeks to do design and development. Extrapolated that adds up to around eight weeks of software development in a whole year. And this was not even real life, but the situation the release manager strived for to reach in a couple of years. Real life was worse.

We’ve finally done it

And it will get even worse. Because with each change in any of the systems the landscape will get bumpier. Just to give an idea of the complexity, the about forty systems in the landscape are documented in over 9.000 documents, spreadsheets, models, PowerPoint presentations that are located in over 2.000 directories. And with each new bump in the road, testing will get more complicated. Resulting in longer time frames and thus resulting in an even shorter development period. My guess was that within three years from now development will have totally stopped, and the organizations will only do testing. How’s that for productivity.

This is what I call Death by Landscape.

A particularly nasty anti-pattern, this Death by Landscape. It’s consequences not only sink your ability to implement changes and new functionality, it will disallow you to support the new products your marketing department wants to introduce, and it stops you from implementing new legislation or regulations when required. In short: death by landscape directly impacts your business. We’ve finally done it:

The big question. Managing IT projects Barack Obama style

Posted on March 19, 2010 by shoogend

Despite misunderstanding and resistance of his space-flight loving people president Barack Obama recently aborted the Constellation space program. The Constellation program targets at putting humans on the moon again, for the first time since 1972, with the ultimate goal of possibly planning a manned trip to Mars in 2025.

Although I had never heard of the program, after reading the news on his decision I understood Obama perfectly. As a software developer his motivation to stop this over-ambitious project makes perfect sense to me. The Constellation program is extremely complex, and several deadlines and budgets have already been exceeded, apart from the fact that it is unclear whether the final goal can actually ever be achieved. As Obama said: "Constellation is over budget, behind schedule, and lacking in innovation.”

Mammoth projects

Doesn’t this sound familiar to you? Any of us computer professionals will at some point in our career have been near or even in one or more of these mammoth projects. Over-complex, a repetition of earlier moves – similar to a project replacing an outdated system by a newer system that will deliver exactly the same functionality. Putting a man on the moon? Didn’t we do that already way back in the 1970’s?

And don’t forget setting incredibly unrealistic goals for the project. Obama’s predecessor Bush originally offered the proposal as: “Constellation sets out to vastly reduce the costs of further space exploration." In the long run, planning a manned flight to Mars in 2025 is not much different than an international bank starting a 25 million Euro project migrating all of their mainframes before 2020 with the ultimate goal of “vastly reducing the costs of further IT exploration.” We might at some point in time reach these goals, but it’s very hard to predict when, and at what cost.

And, last but not least, you will of course have recognized the endless expiring deadlines and budget overruns. No example needed here.

The big question

Still, the big question is: who will stop a running (and failing) project when millions have already been invested in it? Weren’t we already 80% finished? Perhaps true – but weren’t we already finished 80% one-and-a-half years ago?

With the current state of the economy, and the pace at which new and changing requirements and technologies fly by, organizations should definitively re-think. Where do these over-ambitious mammoth projects actually lead us? On average, such projects seldom deliver more than 20% of the originally planned requirements, but at multiple times the original costs. Quite simply, we can no longer afford ourselves these lingering multi-million Euro spending projects that don’t deliver.

Humility

Maybe it’s time for some humility when it comes to setting ambitions in IT projects. It’s about time we set more realistic, realisable targets, perhaps be a bit more agile, and especially simplify and standardize our IT projects and architectures. It is like in literature: writing is deleting.

I just wished more IT project managers acted like Barack Obama.

Service georienteerde projecten vormgeven met smart use cases [In Dutch]

Posted on November 24, 2009 by shoogend

This post was originally written to be published as a chapter in an upcoming book on IT architecture. The book will be presented at the Landelijk Architectuur Congres 2009 in Nieuwegein, The Netherlands. This post will likely also be published in two parts in Software Release Magazine.

Ondanks dat ik inmiddels al zo’n twintig jaar in dit vakgebied rondloop, blijven software development projecten uitdaginen opleveren. Zo werkte ik eerder dit jaar coach aan een agile project waarmee een grote logistieke onderneming nieuwe producten voor hun klanten ontsloot.

Alhoewel ik vooral als coach was ingezet op het begeleiden van het proces, was het project technologisch een hele kluif. Een Java portal als front end, orchestratie van processen in SAP middleware, back office systemen in PeopleSoft, SAP en .NET die moesten worden “verserviced”, en niet te vergeten een aantal interfaces naar externe systemen, waar we niet of nauwelijks invloed op konden uitoefenen. Al met al een typisch voorbeeld van een service georienteerd project. Dit type projecten kenmerkt zich door hun hoge complexiteit, en zijn daarom slecht in te schatten en te plannen. Alhoewel niet de oplossing voor alle uitdagingen, bestaat er een techniek die smart use cases wordt genoemd, die concreet en pragmatisch bijdraagt aan het beter inschatten, plannen, maar ook realiseren en testen van servicegeorienteerde projecten.

Service georienteerde projecten zijn complex

Iedereen die in dergelijke projecten heeft gewerkt, weet het inmiddels wel: service georienteerde architecturen maken het uitvoeren van dit soort projecten er niet makkelijker op. Dit soort projecten kenmerken zich een groot aantal organisatorisch, functioneel en technisch complicerende factoren:

Diverse stakeholders. Servicegeorienteerde projecten automatiseren in het algemeen bedrijfsprocessen, die meestal meerdere organisatorische eenheden en verschillende systemen doorsnijden. Dientengevolge zijn er vaak diverse stakeholders betrokken bij het project.

IMAG0071

Een servicegeorienteerd project kent vele stakeholders

Flexibele front end technologien. Voor het realiseren of uitbreiden van de front end(s) wordt vaak gebruik gemaakt van state-of-the-art, of zelfs bleeding edge technologie, waarover niet altijd evenveel kennis beschikbaar is in de organisatie.
Heterogene back end technologien. De diverse systemen die ontsloten dienen worden – verserviced – zijn gerealiseerd in allerhande technologien, al dan niet verouderd.
Externe interfaces. Niet zelden wordt ook gebruik gemaakt van systemen die extern zijn aan de organisatie. Op deze systemen kan het project meestal weinig invloed uitoefenen, hooguit zijn de interfaces bekend. Helaas zijn dit soort interfaces zelden stabiel, en aan wijzigingen onderhevig.
Diverse rollen. Opvallend aan service georienteerde projecten is dat er een breed scala aan rollen betrokken is. Zo zorgt de diversiteit aan technologie al voor een breed palet aan developers – zo is een SAP CRM consultant geen SAP XI developer, en een .NET developer niet per se ook een software architect. Maar ook andere traditionele en minder traditionele rollen al informatie-analisten, ontwerpes, user inferface designers, enterprise architecten, business consultants en last but not least project managers, vinden hun weg in dit type projecten.

Service georienteerde projecten zijn lastig te plannen

Een recent voorbeeld is een project voor een verzekeraar voor het realiseren van een nieuw hypotheekoffertesysteem. Belangrijkste streven bij dit project was het realiseren van straight-through processing (het zonder humane tussenkomst doorvoeren van hypotheekoffertes naar de back office) en het flexibel kunnen toevoegen van nieuwe hypotheekproducten.

Naast de haast traditionele handicaps als schuivende requirements, bleek gedurende het project dat de interfaces van externe systemen niet aansloten op de gegevens die nodig waren om de benodigde processen uit te voeren. Daarnaast bleek ook de gebruikersvriendelijkheid van de (gegenereerde) webpagina’s tot hoofdbrekens te leiden. Het project levert nu hopelijk ruim een jaar na dato op, en heeft ruim vier keer zoveel gekost als oorspronkelijk begroot.

Maar waarschijnlijk vertel ik u als lezer hiermee nog niets nieuws. Lastig is wel dat deze complexiteit voor uw project een aantal ondermijnende gevolgen kan hebben. Om u een indruk te geven laat ik er hier toch maar een paar de revue passeren:

Externe afhankelijkheden. Service georienteerde projecten zijn vrijwel zonder uitzondering afhankelijk van derden, ofwel partijen binnen de eigen organisatie die andere planningen er op nahouden, ofwel partijen buiten de eigen organisatie, die lastig beinvloedbaar zijn.
Moeilijk in te schatten. Wie al eens in een offertetraject voor een dergelijk project heeft geparticipeerd; het maken van een goede schatting is cruciaal maar extreem lastig.
Moeilijk te plannen. Lastige schattingen, diverse stakeholders, externe afhankelijkheden, en talrijke projectrollen maken het er niet makkelijker op voor de beoogd project manager om een goed planning voor het project af te leveren.
Een ding is zeker: een traditionele lineaire aanpak, waarin flexibiliteit tot een minimum wordt beperkt, is uit den boze. Een service georienteerd project kent vele wendingen – steeds meer overigens naarmate het project langer duurt.

Het zal u niet verbazen dat met deze consequenties service georienteede projecten te vaak niet op tijd en op budget worden opgeleverd, of dat gaandeweg het project wordt besloten slechts een deel van de vereiste functionaliteit op te leveren. Tenslotte worden de beoogde uitgangspunten voor het project vaak niet gehaald. Denk daarbij aan het in service ontsluiten van legacy back end systemen, het realiseren van hergebruik ten einde toekomstige projecten sneller te kunnen uitvoeren, het opbouwen van een repository van services or het snel en flexibel kunnen toevoegen van nieuwe producten en features.

Hoe complex is het project eigenlijk?

Zoals gezegd zijn service georienteerde projecten meestal lastig te schatten en derhalve nog lastiger te plannen. Een belangrijk vraag die bij aanvang van dit soort projecten dan ook dient te worden gesteld om een goede kosten-baten-analyse te kunnen maken is: hoe groot en complex is ons project nu eigenlijk?

Een belangrijk struikelblok bij het beantwoorden van deze op het oog eenvoudige vraag is dat er allerlei verschillende typen deliverables zijn te onderkennen in een service georienteerd project. Denk hierbij bijvoorbeeld maar aan webpagina’s, schermen, services, orchestratie, domeinobjecten, transacties. Dit maakt het “tellen” van de totale complexiteit van een project lastig. En zelfs wanneer al deze verschillend typen deliverables zouden kunnen worden geteld, dan nog ontbreken er de nodige ervaringscijfers, die de uiteindelijke complexiteit per type deliverable in uren kunnen helpen vertalen.

Smart use cases modelleren in een servicegeorienteerd project

Het zou een belangrijk stap voorwaarts voor servicegeorienteerde projecten kunnen zijn wanneer alle (functionele) deliverables op een en dezelfde schaal konden worden uitgedrukt, waarbij de complexiteit van zowel de webpagina’s, schermen, orchestratie als services op eenzelfde manier wordt uitgedrukt, middels een enkele eenheid van schatten, en misschien zelfs wel een enkele eenheid van werk. Immers, zo kunnen makkelijker ervaringscijfers worden verzameld, die weer kunnen worden toegepast om volgende projecten binnen hetzelfde programma beter in te plannen. Deze eenheid van werk dient zich aan door smart use cases te introduceren in service georienteerde projceten.

Use cases

Laat ik bij het begin beginnen. Wat zijn eigenlijk use cases? Meestal wordt een use case aangemerkt als een beschrijving van het gedrag dat software vertoont als reactie op een verzoek dat stamt van buiten de software. Vrij vertaald beschrijft een use case wie met de software wat kan doen. Een use case realiseert een bepaald doel voor uitvoerder van de use case. In jargon wordt deze uitvoerder wel de actor genoemd. Zo’n actor hoeft overigens niet perse menselijk te zijn, maar kan bijvoorbeeld ook andere software zijn of zelfs een batchverwerking.

Het uitvoeren van de use case vindt plaats als een opeenvolging van een aantal stappen. Deze stappen vormen tesamen een of meerdere scenario’s die uitmonden of in het realiseren van het doel, of, wanneer er iets mis gaat, in een uitzonderingssituatie. Deze eindresultaten worden wel de postcondities van de use cases genoemd. Use cases worden veelal beschreven in documenten, al dan niet geformateerd in een voorgeschreven sjabloon.

ManageSite

Voorbeeld van een use case diagram

Daarnaast bestaat er een aardige, relatief informele en veel toegepast modelleertechniek, waarin actor als poppetjes worden gerepresenteerd, en use cases als ovaaltjes. Deze modelleertechniek, die het use case diagram wordt genoemd, wordt ondersteund door een breed scala aan geautomatiseerde gereedschappen.

Traditionele use cases

Traditioneel worden reguliere use cases gebruikt voor het beschrijven van de functionele requirements van een regulier project, uitgaande van het doel dat de gebruiker (of actor) wil bereiken door de use case uit te voeren. Traditioneel worden use cases beschreven in een document, dat naast het doel, het resultaat ook alle mogelijke scenario’s beschrijft aan de hand waarvan de use case kan worden doorlopen.

Een interessant voorbeeld van een dergelijk use case kwam ik tegen in een service georienteerde project bij een interrnationale bank, waar een use case Wijzigen Adres een document van vijfenzestig pagina’s besloeg, waarin twaalf schermen voorkwamen, tientallen scenario’s en waarin diverse services werden aangeroepen. Een ander gelijksoortig voorbeeld is een use case Uitvoeren Kwartaalfacturering van een pensioenfonds, waarbij circa 1.3 miljoen factuurregels werden berekend.

Alhoewel dergelijke use cases in service georienteerde meestal de te realiseren bedrijfsprocessen beschrijven, zijn ze niet bijzonder geschikt als eenheid van werk en van schatten in dit type projecten. Traditionele use cases verschillen te veel in omvang en complexiteit, om ze met een gerust hart op een lineare schaal uit te drukken. Ter ondersteuning: het realiseren van de use case Uitvoeren Kwartaalfacturering vergde ruim anderhalf jaar, terwijl het in hetzelfde project slechts enkele dagen kostte de use case Inloggen Gebruiker in te voeren.

Daarbij komt nog het bezwaar dat deze wijze van benaderen van use cases niet bijdraagt aan het identificeren en realiseren van de gewenste services, en dat hergebruik slechts sporadisch en incidenteel tot stand komt.

Smart use cases

Toch hebben we in de afgelopen jaren ervaren dat use cases een heel nuttig vehikel kunnen zijn in servicegeorienteerde projecten. En niet alleen om projecten in te kunnen schatten, maar ook als eenheid van werk, en zelfs voor het identificeren en hergebruiken van services. Om deze nobele doelstellingen te bereiken maken we intensief gebruik van wat we in de loop der jaren smart use cases zijn gaan noemen – genoemd naar de agile methodiek Smart en goed beschreven in mijn boek Pragmatisch modelleren met UML. Een korte introductie.

Alistair Cockburn, autoriteit op het gebied van use cases, beschrijft in zijn boek Writing effective use cases een model waarin use cases in vijf verschillende niveau’s van granulariteit – zeg maar grootte en complexiteit – worden uitgedrukt.

Deze niveau’s zijn:

Cloud. Use cases op dit hoogste niveau representeren veelal groepen van samenhorende bedrijfsprocessen, zoals Verkopen Producten.
Kite. Op dit tweede niveau worden in de regel individuele bedrijfsprocessen geposteerd, vaak workflow georienteerd.
Sea. Dit is het niveau waar het om draait, en waar bijvoorbeeld ook Wijzigen Adres toe behoort. De kernvraag op dit niveau zou kunnen zijn: hangt de performance van mijn organisatie af van hoeveel van deze kan ik per dag uitvoeren? Als richtlijn: deze use cases komen nagenoeg overeen met wat ook wel als elementaire bedrijfsprocessen wordt geduid.
Fish. Use cases op fish niveau worden gebruikt om op zichzelfstaande, maar aan sea niveau ondersteunende functionaliteit te modelleren. Denk bijvoorbeeld aan Ophalen Abonnement of Selecteren Product.
Clam. Soms modelleren projecten te ver door, en worden de use cases te klein. Hier spreekt men over clam niveau.

Ondanks de beknoptheid van deze introductie, moge het duidelijk zijn dat cloud en kite niveau in servicegeorienteerde project met name terug te vinden zijn in de te automatiseren bedrijfsprocessen, de visie van het projec en wellicht de bedrijfsarchitectuur van de organisatie.

De use cases op het sea en fish niveau worden samen smart use cases genoemd. Deze twee niveau’s vormen zo een goede basis van gelijke granulariteit zowel voor het uitdrukken van functionaliteit die direct zichtbaar is voor de gebruiker, zoals Selecteren Product, maar ook voor het identificeren van services, en het aanleggen van een repository van deze services, zoals Ophalen Abonnement.

Smart use cases modelleren

Veel meer dan in traditionele use cases het geval is, gebruiken we voor het vormgeven van smart use cases de bijbehorende modelleertechniek.

Uitgaande van de lijst te realiseren bedrijfsprocessen op kite niveau, modelleren we een use case diagram per elementair bedrijfsproces, op sea niveau derhalve. Ieder use case diagram bevat:

Sea niveau use case. Een enkele use case die het elementair bedrijfsprocess representeert, weergegeven als een ovaal.
Actoren. Een of meerdere partijen die gebruik maken van deze use case, om daar hun doel mee te bereiken, weergegeven als poppetjes.
Fish niveau use cases. Nul, een of meerdere use cases die ondersteunend zijn aan de sea niveau use case, eveneens weergegeven als ovalen.

Onderstaande figuur bevat een goed voorbeeld van een dergelijke use case diagram .

Task

In dit use case diagram zijn de use cases Apply for Membership en Activate Membership sea nieuws use cases, de overige use cases zoals Send Confirmation en Validate Creditcard zijn fish niveau.

Om tot dit diagram te komen distilleren we normaliter de fish niveau use cases uit de sea niveau use case, door onszelf steeds opnieuw te vragen: wat is de volgende stap die we nemen bij het uitvoeren van deze use case? In sommige gevallen is het handig om deze stappen als individuele use cases op te nemen in het diagram, in andere gevallen weer niet. We hanteren hiervoor een set aan richtlijnen, zoals aan het identificeren van hergebruik – komen we deze use case mogelijk vaker tegen? Of denk het afhandelen van alle interactie rond een formulier of scherm, of het importeren en exporteren van bestanden.

Standaard typen smart use cases

Deze hierboven beschreven aanpak is inmiddels – met veel succes – toegepast in een diverse typen projecten, zoals reguliere webprojecten in .NET of Java, het implementeren van portals, business intelligence en zelfs pakketimplementaties.

Bij het uitvoeren van al deze projecten is vooral opgevallen dat steeds opnieuw dezelfde soorten smart use cases de revue passeren. Denk hierbij aan het selecteren, zoeken, of onderhouden van gegevens, het exporteren van een bestand, of het aggregeren van gegevens in een business intelligence situatie.

Deze standaardtypen use cases (in de wandelgangen stereotypen genoemd) helpen projecten enorm om de analyse van de requirements te versoepelen en standardiseren. Het jargon van smart use cases wordt tijdens workshops al snel overgenomen door opdrachtgever en gebruikers. “Ik stel voor dat hier hier een master-detail over klanten en orders gebruiken, met een search op producten”.

Belangrijk bijkomende voordelen van het toepassen van deze (of eigen) stereotypen is dat ook het schatten van de omvang van het project vergemakkelijkt, en dat ook de realisatie, inclusief testen, van dit soort standaard use cases eenvoudiger is. Immers, er is al eens eerder met hetzelfde bijltje gehakt. Een onderhouds-use case voor klanten verschilt niet wezenblijk van een onderhouds-use case voor producten.

Smart use cases modelleren in servicegeorienteerde projecten

Ook in servicegeorienteerde projecten hanteren we sinds enkele jaren smart use cases. Daarbij brengen we graag een tweedeling aan, we modelleren een front end use case diagram, en een service use case diagram.

Allereerst modelleren we een smart use case diagram vanaf de sea level use case die de interactie met de gebruikers en het elementaire bedrijfsproces vertegenwoordigt, zoals Aanvragen Subsidie. Daarbij identificeren we de bijbehorende fish level use cases, maar alleen tot aan het aanroepen van de services of de orchestratie.

Smart use cases - Services

Use case diagram dat de interactie met de gebruikers modelleert tot aan de services.

In dit voorbeeld zijn alle gele use cases client facing, en representeren de rode use case de interactie met de service verlenende systemen.

Daarnaast modelleren we een tweede smart use case diagram, met de desbetreffende service, en alle achterliggende services als fish level use cases. In dit diagram beschrijft de sea level use case in het algemeen de orchestratie, en representeren de achterliggende fish level use cases de individuele services.

Smart use-case diagram - Leveren verlening VDU-ROS

Use case diagram dat het uitvoeren van de service Leveren Product modelleert.

In bovenstaand diagram wordt de orchestratie verzorgd door de use case Leveren Product (via SAP middleware), en leveren de overige use cases services die door door Leveren Product worden geconsumeerd. In feite is deze use case een samengestelde service, die (letterlijk) wordt hergebruikt in het front end use case diagram, vergelijkbaar met de rode use cases in het voorgaande voorbeeld.

Het toepassen van een dergelijke aanpak biedt zeer concrete voordelen:

Eenduidig. Er is een eenduidige manier voor het beschrijven en modelleren van alle functionele onderdelen van het project, inclusief de schermen, orchestratie en services.
Gelijke granulariteit. Wanner het project de hierboven beschreven richtlijnen correct toepast, hebben alle use cases een vergelijkbare granulariteit – ze zijn allemaal ongeveer even groot, of zo u wilt, even klein.
Technologie-onafhankelijk. Smart use cases zijn te modelleren onafhankelijk van de platforms en technologie die wordt gebruikt. Bovenstaande voorbeelden kunnen evengoed in .NET en SAP worden gerealiseerd, als in in Java en Oracle.
Inschatbaar. De smart use cases, met daarbij de onderkende stereotypen, maken een goede eenheid voor het inschatten van servicegeorienteerde projecten. Hiervoor is een eenvoudige schaal gedefinieerd die wordt uigedrukt in smart use case punten.
Goede eenheid van werk. Tenslotte, smart use cases vormen een goede eenheid van werk in projecten. In de regel is iedere use case los van de andere te ontwerpen, te ontwikkelen en vooral: individueel te testen. Met name dit laatste aspect zorgt ervoor dat de acceptatie van de te ontwikkelen en hergebruiken componenten vergemakkelijkt.
Hergebruik. Omdat smart use cases technologie-onafhankelijk zijn te modelleren en te beschrijven, biedt de techniek de mogelijkheid om een repository aan te leggen van gebruikte services, uitgedrukt in smart use cases.

Schatten met smart use cases

Omdat smart use cases zo eenduidig en technologie-onafhankelijk beeld geven van de functionaliteit van een project, is het een goede eenheid om de complexiteit en omvang van het project in te schatten. Hiervoor is een eenvoudige schaal gedefinieerd; de meetlat waarlangs alle smart use cases in een project wordt gelegd. Deze schaal is als volgt gedefinieerd:

1 – Piece of cake. Eenvoudige use cases, zoals selecties uit standaardlijstjes, of eenvoudige onderhoud, zoals Onderhouden Contracttypen.
2 – Moderate. Reguliere use cases, bijvoorbeeld voor selecties uit iets uitgebreidere lijstjes. Denk hierbij aan Selecteren Account Manager per Regio.
3 – Average. De gemiddelde complexiteit, die meestal wordt gegeven voor regulier onderhoud, zoeken, of eenvoudige rapportages. Voorbeelden zijn Zoeken Boek, of Beheren Klant. Dit is tevens de default complexiteit.
4 – Hard. Wordt gegeven bij lastiger onderhoud of rapportages. Ook eenvoudige services, meestal zonder het wegschrijven van gegevens, krijgen vaak deze complexiteit. Denk aan Ophalen Contract of Overzicht Orders per Klant.
5 – Very difficult. Use cases met deze complexiteit worden als lastig beschouwd. Meestal zijn dit uitgebreide rapportages, grafieken, al dan niet met drill-down, of complexere services waarbij gegevens worden weggeschreven. Denk aan Vastleggen Abonnement.
8 – Extreme, but known. Deze complexiteit wordt bewaard voor de zeer lastige use cases. Het betreft hier bijvoorbeeld complexe berekeningen of samengestelde services die vaak het uitvoeren van een proces voor hun rekening nemen. In business intelligence projecten wordt deze complexiteit vaak gegeven aan use cases die datatransformaties uitvoeren. Denk maar aan Berekenen Prepensioen.
10 – Extreme and unknown. Deze hoogste complexiteit wordt uitgedeeld om twee redenen. Enerzijds voor use cases die bewezen lastig zijn, zoals het importeren en exporteren van bestanden en berichten. Anderzijds geven we deze complexiteit op het moment dat we wel weten dat de use case complex is, maar nog niet goed kunnen definieren hoe complex dit precies is. In deze gevallen verplichten we ons deze use case nog nader onder de loup te nemen. Vaak komen hier nog additionele use cases uit naar voren.

Met behulp van deze snel toepasbare schaal, en de vele standaardtypen use cases die we in veel projecten zijn tegengekomen en die al eerder langs deze maatlat zijn gelegd, kunnen we snel en betrouwbaar de complexiteit van een project inschatten. Dit maakt smart use case schattingen herhaalbaar, en bovendien kunnen er gemakkelijk ervaringscijfers uit worden gedistilleerd voor komende projecten. Dit laatste is met name in organisaties die servicegeorienteerd gaan werken belangrijk, omdat daar meerdere automatiseringprojecten uitvoeren binnen eenzelfde programma. “Ons huidige project beslaat 298 smart use case punten.”

Niet zelden komen dit soort schattingen tot stand tijdens workshops, waaraan alle betrokken partijen deelnemen, zoals de klant, de gebruikers, de architect, analisten, ontwikkelaars en ook de testers.

Workshop waarin de complexiteit van smart use cases door het team wordt geschat

Tijdens dergelijke workshops krijgt het (toekomstige) projectteam een goed en vooral eenduidig beeld van het project en de complexiteit van de requirements. Met name voor de klant, die niet altijd een reeel beeld heeft hoe complex de realisatie van zijn of haar wensen eigenlijk is. “Oei. Dit wordt toch veel lastig en duurder dan we hadden verwacht,” is een veel gehoorde uitspraak, “misschien moesten we eens onderzoeken of er alternatieven zijn.”

Verlengen voordeeluren

Vooruit dan. Om mijn bovenstaande beweringen kracht bij te zetten een laatste anecdote. Tijdens een recent project bij een grote openbaar vervoersonderneming realiseerden we een aantal bedrijfsprocessen rondom een nieuw type abonnement. Deze processen waren uitgemodelleerd in smart use case diagrammen, zowel voor de front end als voor de services.

Ongeveer halverwege het project, terwijl we inmiddels al een deel van de processen hadden geimplementeerd als smart use cases, kwam de opdrachtgever schoorvoetend met een verzoek. “Zouden we, als we toch ook dit nieuwe type abonnement implementeren, ook eens kunnen kijken naar het verlengen van de voordeelurenkaarten?” Bijna verschoot de opdrachtgever hierbij van kleur.

Vrijwel onmiddelijk organiseerde de projectleider een workshop waarin het verlengen van voordeelurenkaarten onder de loup werd genomen. Na twee uur modelleren bleek dat bijna het gehele proces was te realiseren door hergebruik van smart use cases die we al hadden. We hoefden slechts vier nieuwe smart use cases toe te voegen, met een geschat totaal van 16 smart use cases punten. Het behoeft denk ik verder weinig uitleg dat de klant snel besloot het verlengen van de voordeelurenkaarten toe te voegen aan het project. Dit is hergebruik ten top.

Inzicht en overzicht

Servicegeorienteerde projecten kunnen, met name in grote organisaties, enorm bijdragen aan de effectiviteit en efficientie van de bedrijfsvoering. Een mooi voorbeeld hiervan maakte ik bij een bank mee. Wanneer een klant van deze bank het onzalige besluit nam om te verhuizen, moest dit oorspronkelijk in 36 verschillende systemen worden vastgelegd. Door steeds meer van deze systemen met behulp van services te ontsluiten, werd dit ogenschijnlijk eenvoudige bedrijfsproces in de loop van enkele jaren en projecten teruggebracht naar een enkele administratieve handeling.

Servicegeorienteerde projecten zijn echter ook zeer complex van aard. Bovengenoemde bank had een aantal projecten nodig om de beoogde verandering te bewerkstelligen. Alhoewel smart use cases, en de bijbehorende standaardtypen en schattingstechnieken natuurlijk niet alle problematiek van dit soort projecten tot nul reduceert, dragen ze zeer concreet bij aan het inzichtelijk maken van deze complexiteit, door een eenduidige eenheid van werk te introduceren, zowel voor de front ends, als voor de achterliggende orchestratie en services. Als klapper op de vuurpijl is deze uniforme eenheid van werk ook nog eens naar behoren in te schatten, en onafhankelijk te testen. Als ik het In een notedop zou moeten samenvatten: inzicht en overzicht. Precies dat wat veel servicegeorienteerde projecten ontberen.

Serviceorientatie vormgeven met smart use cases [In Dutch]

Posted on November 23, 2009 by shoogend